Compliance-Richtlinie Convales

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Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten der Mitarbeitenden der Convales, Medipolis, Kliniken, MVZ und Apotheken

Präambel

Verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung ist ein entscheidender Teil unserer Unternehmenskultur und unseres geschäftlichen Handelns. Es ist für uns wichtig, dass wir unserer ethischen und rechtlichen Verantwortung als Unternehmen gerecht werden. Nur so schaffen wir Vertrauen und werden als verlässlicher und integrer Partner im Gesundheitswesen von Patienten, Kunden und der Öffentlichkeit wahrgenommen.

Die vorliegende Compliance-Richtlinie formuliert die wesentlichen Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und spiegelt so die Wertvorstellungen wider, die für uns verbindlich sind. Wie unsere Unternehmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden, hängt maßgeblich von jedem Einzelnen ab. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, das eigene Verhalten anhand der Maßstäbe dieser Compliance-Richtlinie zu überprüfen und sicherzustellen.

Um dem stetigen Wandel in ökonomischer, gesellschaftlicher, sozialer und ökologischer Hinsicht und der damit einhergehenden Verantwortung gerecht zu werden, ist diese Compliance-Richtlinie als ein sich fortlaufend entwickelndes Dokument zu verstehen.

Herausgeber

Convales
Telefon: 0172 6206968
E-Mail: frank.suermann@convales.de

Qualität und Sicherheit

Die Qualität und Sicherheit unserer Dienstleistungen ist die Grundlage unseres geschäftlichen Handelns. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist mitverantwortlich, dass diese Grundlagen im eigenen Verantwortungsbereich eingehalten werden. Gesetze und interne Richtlinien zu Sicherheit und Qualität sind zu beachten. Dies gilt im besonderen Maße für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren, aber auch in externen Einrichtungen bei dem Umgang mit Patienten.

Umgang mit Patienten und Geschäftspartnern

Patienten, Kunden und Geschäftspartnern dürfen weder unmittelbar, noch mittelbar Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, die dazu geeignet sind, objektive und faire Entscheidungen zu beeinflussen. Die Vergütung von Beratern oder Vermittlern muss in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten stehen. Sie darf nicht dazu dienen, Geschäftspartnern oder Dritten unzulässige Vorteile anzubieten. Beamte, Politiker und andere Vertreter öffentlicher Institutionen dürfen keine Leistungen oder Zuwendungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten.

Pharmazeutische, pflegerische und medizinische Leistungen

Medizinische Leistungen dürfen nur durch das zuständige und entsprechend qualifizierte Fachpersonal erbracht werden. Die „Facharztstandards“ und die Hygienevorschriften sind zu beachten. Bei der Vergütung und Abrechnung von Leistungen sind die gesetzlichen und standesrechtlichen Vorschriften stets einzuhalten. Eine korrekte Verbuchung und Abrechnung der Leistungen ist selbstverständlich. Unsere Unternehmen halten Kooperationen mit niedergelassenen Ärzten, Krankenhäuser, Pflegeheimen, Apotheken etc. zur Förderung einer optimierten Patientenversorgung grundsätzlich für sinnvoll und sachgerecht. Solche Kooperationen müssen jedoch zulässig sein und insbesondere den gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und internen Vorschriften entsprechen.

Einladungen, Geschenke und Sponsoring

Bewirtungen, Einladungen, Vorteile oder Geschenke dürfen nur angenommen werden, wenn sie von geringem Wert sind und die Gewährung bzw. Annahme freiwillig und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgt. Es gilt eine Wertgrenze von 50,00 Euro je Geschenk. Bewirtungen oder Einladungen müssen einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und in einem angemessenen Rahmen liegen. Dies gilt sowohl für die Annahme, als auch für das Angebot von Bewirtungen und Einladungen. Branchenübliche Bewirtungen oder Einladungen sind akzeptabel (z. B. Essen im Rahmen geschäftlicher Besprechungen). Im Zweifel ist der Rat des Compliance Officer einzuholen.
Bei allen Spenden sowie Sponsoring-Maßnahmen ist darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen eingehalten werden und unabhängig von Gegenleistungen sind. Die Anforderungen an die Genehmigung von Spenden, an die vollständige Dokumentation sowie steuerliche Abzugsfähigkeit sind zu beachten.

Vermeidung von Konflikten

Zwischen privaten und geschäftlichen Interessen sind Geschäfte immer im besten Interesse des Unternehmens zu tätigen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es sind Situationen zu vermeiden, in denen persönliche oder eigene finanzielle Interessen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder diesen nahestehenden Personen mit den Interessen unserer Unternehmen kollidieren. Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für das Unternehmen haben ausschließlich unter den wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.

Datenschutz

Vertrauliche, Mitarbeiter/innen- und patientenbezogene Daten, die nicht zur Kenntnisnahme durch Dritte bestimmt sind, sind vor Missbrauch zu schützen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, Patient und Kunde und Geschäftspartner vor einer Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechts zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einzuhalten. Im Zweifel ist die Datenschutzbeauftragte zu konsultieren.

Vertraulichkeit/Umgang mit Betriebsgeheimnissen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist zur Verschwiegenheit bei sämtlichen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Patienten, Kunden und Geschäftspartner verpflichtet. Vertraulich sind sämtliche Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen. Vertrauliche Informationen über das Unternehmen dürfen nicht an Außenstehende und nicht beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat verantwortungsvoll mit Betriebsgeheimnissen umzugehen und darf diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen. Sämtliche vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Auch unternehmensintern ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen nur an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.

Kommunikation mit der Öffentlichkeit

Offizielle Stellungnahmen sowie Kommunikation mit der Öffentlichkeit im Namen unserer Unternehmen dürfen nur durch die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer oder der Qualitätsmanagerinnen und Qualitätsmanager oder die dazu ausdrücklich beauftragten oder durch ihre Funktion autorisierten Personen abgegeben werden. Im Zweifel ist die Bereichsleitung Marketing zu konsultieren.

Antidiskriminierung, Menschenrechte und Umweltschutz

Die persönliche Würde, die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu achten. Jegliche Formen von Diskriminierung, Belästigungen oder Beleidigungen werden nicht toleriert. Das Gleiche gilt für jedwede Formen von Nötigung und Gewalt bzw. deren Anordnung. Für Benachteiligungen z. B. aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität haben wir eine AGG-Beauftragte benannt.

Wir bekennen uns dazu, die Menschenrechte des Einzelnen zu achten, zu schützen und einzuhalten. Die Verbesserung der weltweiten Menschenrechts- und Umweltschutzlage sowie die Vereinbarkeit von ökonomischem, sozialem und ökologischem Handeln ist eine hohe Verantwortung, welcher wir uns im Bezug auf unsere Lieferketten stellen. Die Zahlung von fairen Löhnen, die Gleichstellung von Frauen und Männern sowie angemessene Arbeitsbedingungen vor Ort sind für uns selbstverständlich; Korruption, Zwangsarbeit und Menschenhandel lehnen wir ab. Unsere Menschenrechtsbeauftragte überwacht diese
Pflichten und geht eingehenden Hinweisen nach.

Regeln zur Einhaltung der Verhaltenskultur im Geschäftsalltag

Die Regeln der Verhaltenskultur können die große Vielfalt des geschäftlichen Handelns der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Unternehmen nicht abschließend regeln. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich daher folgende Fragen zum eigenen Verhalten im Geschäftsalltag immer wieder stellen:

• Entspricht das Verhalten den Grundsätzen und internen Richtlinien unserer Unternehmen?
• Ist das Handeln frei von persönlichen Interessen, die in Konflikt zum Unternehmensinteresse stehen?
• Wie wird das Verhalten in der Öffentlichkeit beurteilt (z. B. wenn man davon aus der Presse erfährt)?
• Können die Auswirkungen des Verhaltens dem Ruf eines oder unserer Unternehmen schaden?

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sie sich selbst und auch unseren Unternehmen schaden, wenn sie gesetzeswidrig handeln oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Auch kurzfristige wirtschaftliche Erfolge rechtfertigen nicht den Verstoß gegen langfristige Unternehmensgrundsätze. Dies gilt insbesondere auch für das Zusammenarbeiten unserer Apotheken und eigener sowie fremder MVZ, Arztpraxen und Kliniken; keiner dieser Institutionen darf durch Anweisung oder Vorteilsgewährung dazu verleitet werden, Bestellungen auszulösen, die er ohne die Anweisung oder die Vorteilsgewährung nicht getätigt hätte.

Umsetzung/Meldung von Verstößen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in dieser Verhaltenskultur festgelegten Regeln verantwortlich. Alle Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass ihre Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wird bezüglich der Inhalte dieser Compliance-Richtlinie geschult und ist für dessen Einhaltung verantwortlich. Wenn eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter oder auch ein externer Dritter von einem Verstoß gegen Vorschriften oder Regeln der Compliance-Richtlinie Kenntnis erhält, ist die verantwortliche Person, die Geschäftsführung oder der Chief Compliance Officer unverzüglich zu informieren. Dem Meldenden steht es frei, sich persönlich an die verantwortliche Person zu wenden oder anonym auf den Missstand hinzuweisen unter https://convales.integrityline.com/.

Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit wird durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt. Das Schutzinteresse des
Persönlichkeitsrechtes des Meldenden u. a. im Sinne der EU Whistle Blower Richtlinie und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wird beachtet. Die Informationen sollen es unseren Unternehmen ermöglichen, im Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Patienten und Geschäftspartner auf mögliche Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Durch solche Hinweise können die Meldenden dazu beitragen, dass unsere Unternehmen auch zukünftig als integrer und vertrauenswürdiger
Partner in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden.

Rechtsanwalt Frank Sürmann
Compliance Officer

Aufgestellt im Dezember 2021, zuletzt aktualisiert im August 2024

Rules and principles for legally correct and responsible conduct of our employees in the Convales and Medipolis Group, clinics, medical care centres and chemist’s

Preamble

Responsible and sustainable business management is a crucial part of our corporate culture and business activities. It is important to us that we fulfil our ethical and legal responsibility as a company. Only in this way can we create trust and be perceived as a reliable partner of integrity in the healthcare sector by patients, customers and the public.

This Compliance Guideline formulates the fundamental rules and principles for legally correct and responsible conduct of all our employees and thus reflect the moral concepts that are binding for us. Each individual employee plays a decisive role in the way our companies are perceived in public. The way our companies are perceived in public depends to a large extent on each individual. All employees are called on to review and ensure their own conduct based on the standards of this Compliance Guideline.

In order to meet the constant changes in economic, societal, social and ecological terms and the associated responsibility, this Compliance Guideline is to be understood as a continuously developing document.

Publisher

Convales
Phone: +49 172 6206968
E-Mail: frank.suermann@convales.de

Quality and safety

The quality and reliability of our services is the basis of our business activities. Each employee is jointly responsible for ensuring that these principles are adhered to in their own area of responsibility. Laws and internal guidelines on safety and quality must be observed. This applies in particular to employees in our but also in external facilities when they are in contact with patients.

Conduct towards patients and business partners

Patients, customers and business partners must not be offered, promised or granted any advantages, whether directly or indirectly, that are likely to influence objective and fair decisions. The remuneration of consultants or agents must be reasonably proportionate to the services provided. It must not be used as a means of offering improper benefits to business partners or third parties. Officials, politicians and other representatives of public institutions must not receive any payments or benefits that could put their independence in question.

Pharmaceutical, nursing and medical services

Medical services may only be provided by the responsible and appropriately qualified expert personnel.The medical specialists’ standards and the hygiene regulations must be observed. When it comes to remuneration and billing for services, the statutory provisions and the rules of professional ethics must always be met. It goes without saying that services must be correctly booked and billed. Our companies consider cooperation with doctors in private practices, hospitals, nursing homes, chemist’s, etc., to be fundamentally useful and appropriate for ensuring optimal patient care. However, such cooperation must be permissible and, in particular, must comply with legal, regulatory and internal provisions.

Invitations, gifts and Sponsoring

Hospitality, invitations, benefits or gifts may only be accepted if they are of little value and if they are granted or accepted voluntarily and without expecting anything in return. The limit is EUR 50.00 per gift. Hospitality or invitations must serve a legitimate business purpose and be within reasonable limits. This applies both to the acceptance and to the offer of hospitality and invitations. Hospitality or invitations that are customary in the industry are acceptable (e.g., meals during business meetings). In case of doubt, the advice of the compliance officer should be asked for.
In the case of all donations and sponsoring measures, it must be ensured that the legal requirements and internal regulations are adhered to and that they are independent of any return favours. The requirements for the approval of donations, for complete documentation and for tax deductibility must be observed.

Avoidance conflicts

Business must always be conducted in the best interests of the company, avoiding any conflict between private and business objectives. Each employee is obliged to act in the company's interest. Situations in which the personal or private financial interests of employees or persons close to them are in conflict with the interests of our company must be avoided. The conclusion of contracts and placement of orders for the company are to be exclusively realized on the basis of competitive considerations.

Data protection

Confidential data relating to employees and patients, that are not intended for the attention of third parties, must be protected against misuse. When handling personal data, each employee, patient, customer and business partner must be protected against any infringement of their right to privacy. Personal data may only be collected, processed and used to the extent necessary for the legitimate performance of tasks. All data protection regulations must be observed. In case of doubt, the data protection officer should be consulted.

Confidentiality / Handling of trade secrets

Each employee is obliged to maintain confidentiality in all confidential matters concerning the company and in all confidential information from or about patients, customers and business partners. All information that is marked as such or that can be assumed not to be publicly known and not intended to be made public is considered to be confidential. Confidential information about the company must not be passed on to external parties or non-participating employees. All employees must handle company secrets responsibly and may not use them to gain an economic advantage for themselves or others. All confidential information must be protected from unauthorised access by third parties. Even within the company, care must be taken to ensure that this information is only passed on to employees who actually need it to carry out their work.

Communication with the public

Official statements and communication with the public on behalf of our companies may only be made by the managing directors or the quality managers or the persons expressly commissioned to do so or authorised by their function. In case of doubt, the Head of the Marketing department should be consulted.

Anti-discrimination, human rights and environment protection

Personal dignity, privacy and personal rights of each individual must be respected. We do not tolerate any form of discrimination, harassment or insult. The same applies to any form of coercion and violence or the ordering or threat of such acts. We have appointed an Equal Opportunities Officer to deal with discrimination on the grounds of ethnic origin, gender, religion or belief, disability, age or sexual identity.

We are committed to respecting, protecting and adhering to the human rights of the individual. Improving the global human rights and environmental protection situation and achieving a balance between economic, social and ecological action is a high responsibility that we take very seriously with regard to our supply chains. The payment of fair wages, gender equality and appropriate working conditions are a matter of course for us; we reject corruption, forced labour, child labor and human trafficking. Our Human Rights Officer monitors these obligations and follows up any corresponding information received.

Rules for adhering to the Compliance Guideline in everyday business

The rules of the Compliance Guideline cannot finally regulate the wide variety of business activities of our companies' employees. Therefore, all employees must repeatedly ask themselves the following questions about their own conduct in day-to-day business:

• Is the conduct in line with the principles and internal guidelines of our companies?
• Is the action free of personal interests that conflict with the interests of the company?
• How would the conduct be judged by the public (e.g., if they learned about it from the press)?
• Could the effects of the conduct damage the reputation of one of our companies or of our companies in general?

All employees must be aware that they will harm themselves and our companies if they act unlawfully or violate internal guidelines. Even short-term economic gains do not justify violating long-term corporate principles. This applies in particular to the cooperation between our chemist’s and our own and third-party medical care centres, doctors' practices and hospitals; none of these institutions may be induced by instruction or the granting of an advantage to place orders that it would not have placed without the instruction or the granting of the advantage.

Implementation/Reporting violations

All employees are trained in the contents of this Compliance Guideline and are responsible for complying with it. If an employee or an external third party becomes aware of a violation of the regulations or rules stipulated in the Compliance Guideline, the responsible person, the management or the Chief Compliance Officer must be informed immediately. The reporting person is free to contact the responsible person personally or to report the misconduct anonymously at https://convales.integrityline.com/.

The incoming information will be treated in strict confidence. Confidentiality is ensured by appropriate organisational and technical measures. The interest in protecting the personal rights of the reporting person, in line with the EU Whistleblower Directive and the Supply Chain Due Diligence Act, among other things, will be observed. The information should enable our company to react to possible abuses in good time and to remedy them in the interest of employees, patients and business partners. By providing such information, the reporting parties can help to ensure that our companies continue to be perceived by the public as trustworthy partners of integrity in the future.

Lawyer Frank Sürmann
Chief Compliance Officer

drawn up in December 2021, last updated in March 2025