Compliance-Richtlinie Convales

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Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten der Mitarbeitenden der Convales, Medipolis, Kliniken, MVZ und Apotheken

Präambel

Verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung ist ein entscheidender Teil unserer Unternehmenskultur und unseres geschäftlichen Handelns. Es ist für uns wichtig, dass wir unserer ethischen und rechtlichen Verantwortung als Unternehmen gerecht werden. Nur so schaffen wir Vertrauen und werden als verlässlicher und integrer Partner im Gesundheitswesen von Patienten, Kunden und der Öffentlichkeit wahrgenommen.

Die vorliegende Compliance-Richtlinie formuliert die wesentlichen Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und spiegelt so die Wertvorstellungen wider, die für uns verbindlich sind. Wie unsere Unternehmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden, hängt maßgeblich von jedem Einzelnen ab. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, das eigene Verhalten anhand der Maßstäbe dieser Compliance-Richtlinie zu überprüfen und sicherzustellen.

Um dem stetigen Wandel in ökonomischer, gesellschaftlicher, sozialer und ökologischer Hinsicht und der damit einhergehenden Verantwortung gerecht zu werden, ist diese Compliance-Richtlinie als ein sich fortlaufend entwickelndes Dokument zu verstehen.

Herausgeber

Convales
Telefon: 0172 6206968
E-Mail: frank.suermann@convales.de

Qualität und Sicherheit

Die Qualität und Sicherheit unserer Dienstleistungen ist die Grundlage unseres geschäftlichen Handelns. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist mitverantwortlich, dass diese Grundlagen im eigenen Verantwortungsbereich eingehalten werden. Gesetze und interne Richtlinien zu Sicherheit und Qualität sind zu beachten. Dies gilt im besonderen Maße für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren, aber auch in externen Einrichtungen bei dem Umgang mit Patienten.

Umgang mit Patienten und Geschäftspartnern

Patienten, Kunden und Geschäftspartnern dürfen weder unmittelbar, noch mittelbar Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, die dazu geeignet sind, objektive und faire Entscheidungen zu beeinflussen. Die Vergütung von Beratern oder Vermittlern muss in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten stehen. Sie darf nicht dazu dienen, Geschäftspartnern oder Dritten unzulässige Vorteile anzubieten. Beamte, Politiker und andere Vertreter öffentlicher Institutionen dürfen keine Leistungen oder Zuwendungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten.

Pharmazeutische, pflegerische und medizinische Leistungen

Medizinische Leistungen dürfen nur durch das zuständige und entsprechend qualifizierte Fachpersonal erbracht werden. Die „Facharztstandards“ und die Hygienevorschriften sind zu beachten. Bei der Vergütung und Abrechnung von Leistungen sind die gesetzlichen und standesrechtlichen Vorschriften stets einzuhalten. Eine korrekte Verbuchung und Abrechnung der Leistungen ist selbstverständlich. Unsere Unternehmen halten Kooperationen mit niedergelassenen Ärzten, Krankenhäuser, Pflegeheimen, Apotheken etc. zur Förderung einer optimierten Patientenversorgung grundsätzlich für sinnvoll und sachgerecht. Solche Kooperationen müssen jedoch zulässig sein und insbesondere den gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und internen Vorschriften entsprechen.

Einladungen, Geschenke und Sponsoring

Bewirtungen, Einladungen, Vorteile oder Geschenke dürfen nur angenommen werden, wenn sie von geringem Wert sind und die Gewährung bzw. Annahme freiwillig und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgt. Es gilt eine Wertgrenze von 50,00 Euro je Geschenk. Bewirtungen oder Einladungen müssen einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und in einem angemessenen Rahmen liegen. Dies gilt sowohl für die Annahme, als auch für das Angebot von Bewirtungen und Einladungen. Branchenübliche Bewirtungen oder Einladungen sind akzeptabel (z. B. Essen im Rahmen geschäftlicher Besprechungen). Im Zweifel ist der Rat des Compliance Officer einzuholen.
Bei allen Spenden sowie Sponsoring-Maßnahmen ist darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen eingehalten werden und unabhängig von Gegenleistungen sind. Die Anforderungen an die Genehmigung von Spenden, an die vollständige Dokumentation sowie steuerliche Abzugsfähigkeit sind zu beachten.

Vermeidung von Konflikten

Zwischen privaten und geschäftlichen Interessen sind Geschäfte immer im besten Interesse des Unternehmens zu tätigen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es sind Situationen zu vermeiden, in denen persönliche oder eigene finanzielle Interessen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder diesen nahestehenden Personen mit den Interessen unserer Unternehmen kollidieren. Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für das Unternehmen haben ausschließlich unter den wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.

Datenschutz

Vertrauliche, Mitarbeiter/innen- und patientenbezogene Daten, die nicht zur Kenntnisnahme durch Dritte bestimmt sind, sind vor Missbrauch zu schützen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, Patient und Kunde und Geschäftspartner vor einer Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechts zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einzuhalten. Im Zweifel ist die Datenschutzbeauftragte zu konsultieren.

Vertraulichkeit/Umgang mit Betriebsgeheimnissen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist zur Verschwiegenheit bei sämtlichen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Patienten, Kunden und Geschäftspartner verpflichtet. Vertraulich sind sämtliche Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen. Vertrauliche Informationen über das Unternehmen dürfen nicht an Außenstehende und nicht beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat verantwortungsvoll mit Betriebsgeheimnissen umzugehen und darf diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen. Sämtliche vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Auch unternehmensintern ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen nur an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.

Kommunikation mit der Öffentlichkeit

Offizielle Stellungnahmen sowie Kommunikation mit der Öffentlichkeit im Namen unserer Unternehmen dürfen nur durch die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer oder der Qualitätsmanagerinnen und Qualitätsmanager oder die dazu ausdrücklich beauftragten oder durch ihre Funktion autorisierten Personen abgegeben werden. Im Zweifel ist die Bereichsleitung Marketing zu konsultieren.

Antidiskriminierung, Menschenrechte und Umweltschutz

Die persönliche Würde, die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu achten. Jegliche Formen von Diskriminierung, Belästigungen oder Beleidigungen werden nicht toleriert. Das Gleiche gilt für jedwede Formen von Nötigung und Gewalt bzw. deren Anordnung. Für Benachteiligungen z. B. aufgrund der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität haben wir eine AGG-Beauftragte benannt.

Wir bekennen uns dazu, die Menschenrechte des Einzelnen zu achten, zu schützen und einzuhalten. Die Verbesserung der weltweiten Menschenrechts- und Umweltschutzlage sowie die Vereinbarkeit von ökonomischem, sozialem und ökologischem Handeln ist eine hohe Verantwortung, welcher wir uns im Bezug auf unsere Lieferketten stellen. Die Zahlung von fairen Löhnen, die Gleichstellung von Frauen und Männern sowie angemessene Arbeitsbedingungen vor Ort sind für uns selbstverständlich; Korruption, Zwangsarbeit und Menschenhandel lehnen wir ab. Unsere Menschenrechtsbeauftragte überwacht diese
Pflichten und geht eingehenden Hinweisen nach.

Regeln zur Einhaltung der Verhaltenskultur im Geschäftsalltag

Die Regeln der Verhaltenskultur können die große Vielfalt des geschäftlichen Handelns der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Unternehmen nicht abschließend regeln. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich daher folgende Fragen zum eigenen Verhalten im Geschäftsalltag immer wieder stellen:

• Entspricht das Verhalten den Grundsätzen und internen Richtlinien unserer Unternehmen?
• Ist das Handeln frei von persönlichen Interessen, die in Konflikt zum Unternehmensinteresse stehen?
• Wie wird das Verhalten in der Öffentlichkeit beurteilt (z. B. wenn man davon aus der Presse erfährt)?
• Können die Auswirkungen des Verhaltens dem Ruf eines oder unserer Unternehmen schaden?

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sie sich selbst und auch unseren Unternehmen schaden, wenn sie gesetzeswidrig handeln oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Auch kurzfristige wirtschaftliche Erfolge rechtfertigen nicht den Verstoß gegen langfristige Unternehmensgrundsätze. Dies gilt insbesondere auch für das Zusammenarbeiten unserer Apotheken und eigener sowie fremder MVZ, Arztpraxen und Kliniken; keiner dieser Institutionen darf durch Anweisung oder Vorteilsgewährung dazu verleitet werden, Bestellungen auszulösen, die er ohne die Anweisung oder die Vorteilsgewährung nicht getätigt hätte.

Umsetzung/Meldung von Verstößen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in dieser Verhaltenskultur festgelegten Regeln verantwortlich. Alle Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass ihre Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter wird bezüglich der Inhalte dieser Compliance-Richtlinie geschult und ist für dessen Einhaltung verantwortlich. Wenn eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter oder auch ein externer Dritter von einem Verstoß gegen Vorschriften oder Regeln der Compliance-Richtlinie Kenntnis erhält, ist die verantwortliche Person, die Geschäftsführung oder der Chief Compliance Officer unverzüglich zu informieren. Dem Meldenden steht es frei, sich persönlich an die verantwortliche Person zu wenden oder anonym auf den Missstand hinzuweisen unter https://convales.integrityline.com/.

Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit wird durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt. Das Schutzinteresse des
Persönlichkeitsrechtes des Meldenden u. a. im Sinne der EU Whistle Blower Richtlinie und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz wird beachtet. Die Informationen sollen es unseren Unternehmen ermöglichen, im Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Patienten und Geschäftspartner auf mögliche Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Durch solche Hinweise können die Meldenden dazu beitragen, dass unsere Unternehmen auch zukünftig als integrer und vertrauenswürdiger
Partner in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden.

Rechtsanwalt Frank Sürmann
Compliance Officer

Aufgestellt im Dezember 2021, zuletzt aktualisiert im August 2024

Rules and principles for legally correct and responsible behaviour by employees of Convales, Medipolis, clinics, medical service centres and pharmacies

Preamble

Responsible and sustainable corporate governance is a crucial part of our corporate culture and our business activities. It is important for us that we live up to our ethical and legal responsibility as a company. Only in this way can we create trust and be perceived by patients, customers and the public as a reliable partner with integrity in the healthcare sector.

This code of conduct formulates the essential rules and principles for legally correct and responsible behaviour by all our employees and thus reflects the values that are binding for us.

How our company is perceived by the public depends largely on every single individual.

Every employee is called upon to review and ensure their own behaviour against the standards of this code of conduct.

Issuer

Convales
Phone: 0172 6206968
E-mail: frank.suermann@convales.de

The personal dignity, privacy and personal rights of each individual must be respected. Any form of discrimination, harassment or offence will not be tolerated. The same applies to all forms of coercion and violence or the ordering thereof.

Quality and safety

The quality and safety of our services is the basis of our business activities. Every employee has the duty to ensure that these principles are observed in their own area of responsibility. Laws and internal guidelines on safety and quality must be observed. This applies in particular to employees in our facilities, but also in external facilities when dealing with patients.

Dealing with patients and business partners

Patients, customers and business partners must neither directly or indirectly be offered, promised or granted advantages that are likely to influence objective and fair decisions. The remuneration of consultants or intermediaries must be commensurate to the services provided.

They must not be used to offer unallowable advantages to business partners or third parties. Civil servants, politicians and other representatives of public institutions must not receive any benefits or payments that could jeopardise their independence.

Pharmaceutical, nursing and medical services

Medical services may only be provided by the responsible and appropriately qualified specialist staff. The "Due Medical Service Standards" and hygiene regulations must be observed. The statutory and professional regulations must always be observed when reimbursing and invoicing services. Correct booking and invoicing of services is a matter of course. Our companies consider cooperation with self-employed doctors, hospitals, nursing homes, pharmacies, etc. to be fundamentally reasonable and appropriate in order to promote optimised patient care. However, such co-operation must be permissible and, in particular, must comply with legal, supervisory and internal regulations.

Advantages/gifts

Entertainment/invitations, benefits or gifts may only be accepted if they are of low value and are given and accepted voluntarily and without expectation of any consideration. The value limit is 50.00 euros per gift. Entertainment or invitations must serve a legitimate business purpose and be within reasonable limits. This applies both to the acceptance and to the offer of entertainment and invitations. Entertainment or invitations customary in the industry are acceptable (e.g. meals in the context of business meetings). In case of doubt, the advice of the Compliance Officer should be sought.

Donations/Sponsoring

For all donations and sponsorship measures, care must be taken to ensure that the statutory provisions and internal regulations are complied with and that the measures are independent of any consideration. The requirements for the authorisation of donations, complete documentation and tax deductibility must be observed.

Avoidance of conflicts

Between private and business interests, business must always be conducted in the best interests of the company. Every employee is obliged to act in the interests of the company. Situations must be avoided in which the personal or own financial interests of the employee or related persons conflict with the interests of our companies. The conclusion of contracts and the awarding of orders for the company must be carried out exclusively from a competitive point of view.

Data protection

Confidential, employee and patient-related data that is not intended for disclosure to third parties must be protected against misuse. When personal data are handled, every employee, patient, customer and business partner must be protected from any impairment of their personal rights.

Personal data may only be collected, processed and used as far as this is necessary for the lawful fulfilment of tasks. All data protection regulations must be followed. In case of doubt, the data protection officer must be consulted.

Confidentiality/dealing with company secrets

Every employee is obliged to maintain confidentiality with regard to all confidential matters of the company and all confidential information from or about patients, customers and business partners. Confidential information is all information that is labelled as such or for which it can be assumed that it is not publicly known and should not be made public. Confidential information about the company must not be passed on to outsiders or employees who are not involved. Every employee must handle company secrets responsibly and must not use them to gain an economic advantage for themselves or others. All confidential information must be protected from unauthorised access by third parties. It must also be ensured within the company that this information is only passed on to those employees who need it to carry out their work.

Communication with the public

Official statements and communication with the public on behalf of our companies may only be made by the managing directors or quality managers or persons who are explicitly authorised to do so or authorised by their function. In case of doubt, the Head of Marketing must be consulted.

Rules for observing the code of conduct in day-to-day business

The rules of this code of conduct cannot conclusively cover the wide variety of business activities of our companies‘ employees. All employees must therefore constantly ask themselves the following questions about their own behaviour in day-to-day business:

• Does the behaviour comply with the principles and internal guidelines of our companies?
• Are the actions free of personal interests that conflict with the company interests?
• How is the behaviour judged in public (e.g. if you learn about it from the press)?
• Can the effects of the behaviour cause damage to the reputation of one or several of our companies?

All employees must be aware that they harm themselves and our companies if they act unlawfully or violate internal guidelines. Even short-term economic success does not justify the violation of long-term corporate principles. This also applies in particular to the cooperation between our pharmacies and our own and third-party medical care centres, medical practices and clinics. None of these institutions must be given instructions or granted advantages to induce them to place orders that they would not have placed without the instruction or the granting of advantages.

Implementation of rules/reporting violations

Every employee is responsible for complying with the rules set out in this code of conduct. All managers must ensure that their employees are familiar with the content of the code of conduct and that the applicable rules are observed. Through their behaviour, managers are a role model for their employees. On the other hand, employees shall turn to their manager if they have any questions regarding the application of the code of conduct. If an employee becomes aware of a serious breach of regulations or rules of the code of conduct, the management, the quality manager or the compliance officer must be informed immediately. The information received will be treated in strict confidence. Confidentiality is ensured through suitable organisational and technical measures. The (potential) violator's interest in protecting their own personal rights in accordance with the EU Whistleblower Directive is taken into account. The information is intended to enable our companies to react in good time to any irregularities in the interests of employees, patients and business partners and to remedy them. By providing such information, employees can help to ensure that our company continues to be perceived by the public as a partner with integrity and trustworthiness.

Frank Sürmann, lawyer
Compliance Officer

Issued in December 2021