Compliance-Richtlinie Convales

Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten der Mitarbeitenden der Convales, Medipolis, Kliniken, MVZ und Apotheken

Präambel

Verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung ist ein entscheidender Teil unserer Unternehmenskultur und unseres geschäftlichen Handelns. Es ist für uns wichtig, dass wir unserer ethischen und rechtlichen Verantwortung als Unternehmen gerecht werden. Nur so schaffen wir Vertrauen und werden als verlässlicher und integrer Partner im Gesundheitswesen von Patienten, Kunden und der Öffentlichkeit wahrgenommen.

Die vorliegende Verhaltenskultur formuliert die wesentlichen Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten aller unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und spiegelt so die Wertvorstellungen wider, die für uns verbindlich sind.
Wie unsere Unternehmen in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden, hängt maßgeblich von jedem Einzelnen ab.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist aufgerufen, das eigene Verhalten anhand der Maßstäbe dieser Verhaltenskultur zu überprüfen und sicherzustellen.

Herausgeber

Convales
Telefon: 0172 6206968
E-Mail: frank.suermann@convales.de

Die persönliche Würde, die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind zu achten. Jegliche Formen von Diskriminierung, Belästigungen oder Beleidigungen werden nicht toleriert. Das Gleiche gilt für jedwede Formen von Nötigung und Gewalt oder deren Anordnung.

Qualität und Sicherheit

Die Qualität und Sicherheit unserer Dienstleistungen ist die Grundlage unseres geschäftlichen Handelns. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist mitverantwortlich, dass diese Grundlagen im eigenen Verantwortungsbereich eingehalten werden. Gesetze und interne Richtlinien zu Sicherheit und Qualität sind zu beachten. Dies gilt im besonderen Maße für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren, aber auch in externen Einrichtungen bei dem Umgang mit Patienten.

Umgang mit Patienten und Geschäftspartnern

Patienten, Kunden und Geschäftspartnern dürfen weder unmittelbar, noch mittelbar Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, die dazu geeignet sind, objektive und faire Entscheidungen zu beeinflussen. Die Vergütung von Beratern oder Vermittlern müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den geleisteten Diensten stehen.
Sie dürfen nicht dazu dienen, Geschäftspartnern oder Dritten unzulässige Vorteile anzubieten. Beamte, Politiker und andere Vertreter öffentlicher Institutionen dürfen keine Leistungen oder Zuwendungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten.

Pharmazeutische, pflegerische und medizinische Leistungen

Medizinische Leistungen dürfen nur durch das zuständige und entsprechend qualifizierte Fachpersonal erbracht werden. Die „Facharztstandards“ und die Hygienevorschriften sind zu beachten. Bei der Vergütung und Abrechnung von Leistungen sind die gesetzlichen und standesrechtlichen Vorschriften stets einzuhalten. Eine korrekte Verbuchung und Abrechnung der Leistungen ist selbstverständlich. Unsere Unternehmen halten Kooperationen mit niedergelassenen Ärzten, Krankenhäuser, Pflegeheimen, Apotheken etc. zur Förderung einer optimierten Patientenversorgung grundsätzlich für sinnvoll und sachgerecht. Solche Kooperationen müssen jedoch zulässig sein und insbesondere den gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen und internen Vorschriften entsprechen.

Vorteile/Geschenke

Bewirtungen/Einladungen, Vorteile oder Geschenke dürfen nur angenommen werden, wenn sie von geringem Wert sind und die Gewährung bzw. Annahme freiwillig und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgt. Es gilt eine Wertgrenze von 50,00 Euro je Geschenk. Bewirtungen oder Einladungen müssen einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und in einem angemessenen Rahmen liegen. Dies gilt sowohl für die Annahme, als auch für das Angebot von Bewirtungen und Einladungen. Branchenübliche Bewirtungen oder Einladungen sind akzeptabel (z. B. Essen im Rahmen geschäftlicher Besprechungen). Im Zweifel ist der Rat des Compliance Officer einzuholen.

Spenden/Sponsoring

Bei allen Spenden sowie Sponsoring Maßnahmen ist darauf zu achten, dass die gesetzlichen Vorschriften und internen Regelungen eingehalten werden und unabhängig von Gegenleistungen sind. Die Anforderungen an die Genehmigung von Spenden, an die vollständige Dokumentation sowie steuerliche Abzugsfähigkeit sind zu beachten.

Vermeidung von Konflikten

Zwischen privaten und geschäftlichen Interessen sind Geschäfte immer im besten Interesse des Unternehmens zu tätigen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es sind Situationen zu vermeiden, in denen persönliche
oder eigene finanzielle Interessen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder diesen nahestehenden Personen mit den Interessen unserer Unternehmen kollidieren. Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für das Unternehmen haben ausschließlich unter den wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen.

Datenschutz

Vertrauliche, mitarbeiter/innen- und patientenbezogene Daten, die nicht zur Kenntnisnahme durch Dritte bestimmt sind, sind vor Missbrauch zu schützen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, Patient und Kunde und Geschäftspartner vor einer Beeinträchtigung seines Persönlichkeitsrechts zu schützen.
Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einzuhalten. Im Zweifel ist die Datenschutzbeauftragte zu konsultieren.

Vertraulichkeit/Umgang mit Betriebsgeheimnissen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist zur Verschwiegenheit bei sämtlichen vertraulichen Angelegenheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von oder über Patienten, Kunden und Geschäftspartner verpflichtet. Vertraulich sind sämtliche Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen anzunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen. Vertrauliche Informationen über das Unternehmen dürfen nicht an Außenstehende und nicht beteiligte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat verantwortungsvoll mit Betriebsgeheimnissen umzugehen und darf diese nicht dazu verwenden, sich oder anderen einen wirtschaftlichen Vorteil zu verschaffen. Sämtliche vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. Auch unternehmensintern ist dafür Sorge zu tragen, dass diese Informationen nur an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden dürfen, die diese zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.

Kommunikation mit der Öffentlichkeit

Offizielle Stellungnahmen sowie Kommunikation mit der Öffentlichkeit im Namen unserer Unternehmen dürfen nur durch die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer oder der Qualitätsmanagerinnen und Qualitätsmanager oder die dazu ausdrücklich beauftragten oder durch ihre Funktion autorisierten Personen abgegeben werden. Im Zweifel ist die Bereichsleitung Marketing zu konsultieren.

Regeln zur Einhaltung der Verhaltenskultur im Geschäftsalltag

Die Regeln der Verhaltenskultur können die große Vielfalt des geschäftlichen Handelns der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Unternehmen nicht abschließend regeln. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich daher folgende Fragen zum eigenen Verhalten im Geschäftsalltag immer wieder stellen:

• Entspricht das Verhalten den Grundsätzen und internen Richtlinien unserer Unternehmen?
• Ist das Handeln frei von persönlichen Interessen, die in Konflikt zum Unternehmensinteresse stehen?
• Wie wird das Verhalten in der Öffentlichkeit beurteilt (z. B. wenn man davon aus der Presse erfährt)?
• Können die Auswirkungen des Verhaltens dem Ruf eines oder unserer Unternehmen schaden?

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, dass sie sich selbst und auch unseren Unternehmen schaden, wenn sie gesetzeswidrig handeln oder gegen interne Richtlinien verstoßen. Auch kurzfristige wirtschaftliche Erfolge rechtfertigen nicht den Verstoß gegen langfristige Unternehmensgrundsätze. Dies gilt insbesondere auch für das Zusammenarbeiten unserer Apotheken und eigener sowie fremder MVZ, Arztpraxen und Kliniken; keiner dieser Institutionen darf durch Anweisung oder Vorteilsgewährung dazu verleitet werden, Bestellungen auszulösen, die er ohne die Anweisung oder die Vorteilsgewährung nicht getätigt hätte.

Umsetzung/Meldung von Verstößen

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in dieser Verhaltenskultur festgelegten Regeln verantwortlich. Alle Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Inhalt der Verhaltenskultur vertraut sind und die geltenden Regeln beachtet werden. Durch ihr Verhalten sind die Führungskräfte ein Vorbild für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auf der anderen Seite wenden sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihre Führungskraft, wenn sie Fragen bei der Anwendung der Verhaltenskultur haben. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von einem gravierenden Verstoß gegen Vorschriften oder Regeln der Verhaltenskultur Kenntnis erhält, ist die Geschäftsführung, die Qualitätsmanagerin oder der Compliance Officer unverzüglich zu informieren. Die eingehenden Hinweise werden strikt vertraulich behandelt. Die Vertraulichkeit wird durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt. Das Interesse des (potenziellen) Verletzers am Schutz seines eigenen Persönlichkeitsrechtes im Sinne der EU whistle blower Richtlinie wird beachtet. Die Informationen sollen es unseren Unternehmen ermöglichen, im Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Patienten und Geschäftspartner auf eventuelle Missstände rechtzeitig zu reagieren und diese abzustellen. Durch solche Hinweise können die Mitarbeiterinnen und die Mitarbeiter dazu beitragen, dass unsere Unternehmen auch zukünftig als integrer und vertrauenswürdiger Partner in der Öffentlichkeit wahrgenommen werden.

Rechtsanwalt Frank Sürmann
Compliance Officer

Aufgestellt im Dezember 2021