Verfahrensordnung über das Beschwerdeverfahren im Falle von Verletzungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG)

1. Zweck und Anwendungsbereich

1.1 Zweck

Diese Verfahrensordnung bezweckt die transparente Darstellung des unternehmenseigenen Beschwerdeverfahrens im Sinne des § 8 Abs. 2 LkSG der Convales Holding GmbH und deren verbundenen Unternehmen i. S. d. § 15 AktG (nachfolgend „CONVALES“). Das Beschwerdeverfahren soll es Personen ermöglichen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach dem LkSG hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln von CONVALES im eigenen Geschäftsbereich oder durch das Handeln eines Zulieferers entstanden sind.

1.2 Anwendungsbereich

Der Anwendungsbereich erstreckt sich sowohl auf interne Hinweisgebende und Geschäftspartner (z. B. Lieferanten, Kunden oder Kooperationspartner) als auch auf Externe (z.B. Leiharbeitnehmer oder Mitarbeitende externer Dienstleister) und sonstige Dritte.

2. Beschwerdeverfahren

Externe Hinweisgebende können entweder die Menschenrechtsbeauftragte direkt kontaktieren oder ihre Anliegen anonym über das Hinweisgebersystem in Form einer webbasierten Plattform unter convales.integrityline.com melden. Internen Hinweisgebenden stehen darüber hinaus noch die Möglichkeit offen, sich an ihre Führungskraft und die Personalabteilung zu wenden. Nach Abgabe der Beschwerde erzeugt das Hinweisgebersystem - falls gewünscht anonymisiert - Zugangsdaten, die als Zugangsschlüssel zum webbasierten Hinweisgebersystem dienen. Dadurch können Hinweisgebende jederzeit auf das Hinweismanagementsystem zugreifen und den Status sowie Bearbeitungsfortschritt ihrer Beschwerde nachverfolgen sowie gegebenenfalls Rückfragen des Unternehmens beantworten und weitere Informationen hinzuzufügen. Nach Absenden der Beschwerde werden die zuständigen Personen innerhalb der CONVALES Compliance Organisation über das Vorliegen einer neuen Beschwerde informiert.

CONVALES wird den Erhalt einer Beschwerde innerhalb von fünf Werktagen bestätigen.

Jede Beschwerde wird sorgfältig geprüft. Ist diese plausibel, wird dieser durch die Menschenrechtsbeauftragte nachgegangen. Die Menschenrechtsauftragte arbeitet unabhängig und unvoreingenommen an der Aufklärung des Sachverhalts. Die Untersuchung wird vertraulich durchgeführt. Die Menschenrechtsbeauftragte kann vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Auftragnehmern oder anderen Personen führen, die sie für die Untersuchung für relevant halten.

Nachdem alle Ergebnisse der Untersuchung geprüft wurden, wird entschieden, ob ein Verstoß vorliegt, und im Vorliegensfall Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Hinweisgebende wird spätestens drei Monate ab Zugang der Eingangsbestätigung entsprechend informiert.

3. Geheimhaltung und Nachteilschutz

CONVALES hat sich zur Vertraulichkeit und zum Nachteilschutz der Hinweisgebenden umfänglich verpflichtet. Es ist im Interesse des Unternehmens, Missstände aufzudecken und abzustellen.

CONVALES schützt die Anonymität der Hinweisgebenden über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde, sofern die meldende Person angibt, anonym bleiben zu wollen. Es werden keine Maßnahmen unternommen, um deren Identität herauszufinden.

Hinweisgebende, die möglichen Compliance-Verstöße melden und Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Sorgfaltspflichten nach bestem Wissen und in gutem Glauben geben, haben keine für sie nachteiligen Maßnahmen des Unternehmens infolge der Beschwerde zu befürchten.

Bei einem erkennbaren Missbrauch des CONVALES Hinweismanagementsystems behält sich CONVALES rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgebende vor. CONVALES schützt auch die Rechte der beschuldigten Person. Es gilt die rechtsstaatliche Unschuldsvermutung, bis das Gegenteil erwiesen ist.

4. Überprüfung und Verbesserung

CONVALES wird turnusmäßige sowie anlassbezogene Überprüfungen und stetige Verbesserungen des Beschwerdeverfahrens durchführen.